Equipo de Digital WorkPlace, alianza por la transformación digital

Enagás abre paso a la transformación hacia una mayor colaboración y agilidad con Digital WorkPlace

La compañía avanza en su posición de liderazgo en el sector energético desarrollando una nueva cultura de organización del trabajo y de colaboración entre sus profesionales. Un nuevo modelo, Digital WorkPlace, que nace en 2018 en un momento en el que se preparaba para abordar los nuevos retos que conlleva la transformación digital, entre ellos la necesidad de ser más ágiles y flexibles en la toma de decisiones con la tecnología como aliada.

El grupo de profesionales que han estado al frente de esta revolución en las formas de trabajo tradicional (Olga Núñez, Nicolás Elías, Marta Cepeda, y Fernando Zamora) insisten en que Digital WorkPlace es “un proyecto pensado para todos, transversal y adaptado a cada uno de los profesionales”. Desde su implementación, Enagás ha dado un giro de 180 grados, apostando por modelos más colaborativos. Marta Cepeda pone el foco en “cómo hemos cambiado y en lo lejos que quedan ya aquellas prácticas”. Así, recuerda cómo en el inicio del programa, en su lanzamiento, se diseñó un mural interactivo denominado “Paseo de los Olmos 19, año 2030”, en el que se plasmaba cómo sería la forma de trabajar en ese horizonte futuro. Aquello que parecía ficción ha quedado prácticamente obsoleto durante este periodo, ya que Enagás ha incorporado en su día a día prácticas y formas de trabajo muy innovadoras. Fernando Zamora, por su parte, ahonda en la complejidad técnica de todo el proceso, que requirió de un año y medio previo de preparación al lanzamiento de Digital WorkPlace.

Para lograr ese gran salto, Enagás se valió de un estudio de las capacidades digitales de sus profesionales. Tal y como explica Olga Núñez, “el propósito era analizar su día a día. Entender sus problemas, establecer áreas de mejora y a partir de aquí, fijar objetivos que se acometerían en base a escenarios de trabajo”. El objetivo, según indica el equipo que ha liderado la implementación de Digital WorkPlace, era “no dejar atrás a nadie”.

Con este programa, se fomentaba un sistema más creativo, autónomo y colaborativo: sin barreras geográficas al trabajo en equipo y fomentando la colaboración entre profesionales de distintos perfiles. Su concepción temprana permitió a Enagás estar en una posición de ventaja durante la irrupción de la pandemia de la COVID-19.

Para llevar a cabo Digital WorkPlace, se establecieron cuatro fases distintas o escenarios de transformación, ligadas al uso de herramientas de Microsoft Office 365. En la primera de ellas, el escenario de colaboración (lanzado el 26 junio de 2019) se trabajó desde plataformas de trabajo con equipos multidisciplinares y deslocalizados, compartiendo información en tiempo real y simplificando procesos, con Teams como herramienta estrella.

A este primer estadio, se le sumó un nuevo escenario de productividad personal (lanzado el 23 mayo de 2020), en el que se proponía al profesional una serie de buenas prácticas de uso del correo electrónico. En paralelo, también se ahondó en la planificación del tiempo y priorización de tareas. Nicolás Elías recalca que “pese a que el uso del correo electrónico ha bajado, la interacción entre profesionales se ha incrementado a través de la suma de diversas vías: Teams, Skype, Zoom u otras más informales, como WhatsApp”

El 15 de octubre de 2020 se inició el escenario de movilidad, en el que se potenciaba conectar y comunicar desde cualquier lugar, se eliminaron elementos fijos como los teléfonos, y se apostó por espacios compartidos en la nube.

El éxito en el desarrollo de Digital WorkPlace reside en la colaboración y el buen trabajo en equipo de distintos departamentos y profesionales de Enagás, que de forma trasversal, se han involucrado en llevarlo a buen puerto. En este sentido, el proyecto ha sido liderado desde la Dirección de Transformación, donde la Dirección de Sistemas ha sido responsable de la ejecución de las distintas iniciativas tecnológicas y la Dirección de Digitalización se ha encargado del acompañamiento a los profesionales para la adopción de las nuevas formas de trabajar asociadas al programa. Además, se ha contado con la involucración activa de la Dirección General de Comunicación y Relaciones Institucionales y la Dirección General de Personas y Recursos. A todos ellos les enorgullece explicar la implicación de Marcelino Oreja, Consejero Delegado de Enagás y sponsor principal del proyecto, participando en cursos y sesiones y apoyado por Claudio Rodríguez, Director General de Infraestructuras, y Javier Perera, Director General de Personas y Recursos.

Los profesionales que han liderado Digital WorkPlace aseguran sentirse “orgullosos de los indicadores de éxito del programa, en términos de adopción y uso, experiencia de usuario y productividad del trabajo en equipo”. Además, indican que los nuevos hábitos incorporados seguirán siendo motor de transformación y de adaptación a un entorno cambiante más allá del 31 de diciembre de 2021, cuando está previsto que Digital WorkPlace finalice como Proyecto.

Un grupo de 10 directores de distintas áreas de la compañía ha sido parte activa de la sponsorizacion de Digital WorkPlace favoreciendo la adopción entre sus equipos. A ellos, se les ha sumado una red de 50 embajadores, que han ayudado a aterrizar en el día a día los objetivos del proyecto. El programa ha servido para romper barreras y salir de las áreas de confort respectivas de los profesionales. Y los resultados han sido más que satisfactorios. Fruto de Digital WorkPlace son los primeros proyectos piloto de plataformas de colaboración Teams, liderados por el Centro de Transporte de León y el equipo de Finance Up, o las nueve soluciones desarrolladas por profesionales de Enagás en el Hackathon a través de bots, aplicaciones en movilidad, procesos que utilizan inteligencia artificial o cuadros de mando inteligentes.